Cómo hacer que su organización sea tan rápida y ágil como un equipo de Fórmula 1

Siete lecciones de diseño organizacional que aumentan el desempeño

Equipo de RebBull Racing

Es una cálida tarde de domingo en Mónaco y tú eres Daniel Ricciardo. Acaba de ganar el legendario Gran Premio de Mónaco y está escuchando el himno nacional en el podio. A mitad de la carrera , su motor perdió una cantidad significativa de potencia, por lo que tuvo que luchar hasta el final para mantener su posición. Sus rodillas todavía están temblando por la adrenalina y se siente aliviado y lo celebras rociando champán y bebiéndolo de tu zapato . Incluso puedes convencer al príncipe Alberto y a su esposa Charlene de que beban contigo en el podio. Mientras tanto, no puedes dejar de pensar en dónde realizar la fiesta. ¿Será su yate lo suficientemente grande? ¿O deberíamos alquilar el casino?

Sin embargo, hay algo más importante que completar antes de continuar con la juerga: comentar la carrera con los ingenieros. Entras en la sala donde casi 60 personas han tomado su lugar detrás de sus computadoras portátiles, listas para revisar todos los detalles. ¿Cómo estaban los neumáticos? ¿Cómo funcionó el motor? ¿Cómo fue la estrategia de carrera? En la fábrica del Reino Unido, otros 45 ingenieros participan en la reunión de forma remota. Durante la carrera, monitorearon y procesaron datos de decenas de sensores en el automóvil, lo que les permitió asesorar decisiones estratégicas en tiempo real.

El informe posterior a la carrera lleva casi dos horas (más que la carrera real). Es solo una de las 50 reuniones en un fin de semana de carrera típico que se enfoca en revisar, aprender y mejorar. Los equipos de Fórmula 1 saben que este enfoque en la mejora continua es la única forma de mantenerse al día con la feroz competencia.

En el transcurso de nueve meses, diez equipos, 20 pilotos compiten durante 21 carreras en todo el mundo. Aunque el foco de atención está a menudo en los pilotos superestrellas, es lo que sucede detrás de escena lo que permite a los equipos de Fórmula 1 maximizar la agilidad y la innovación en su búsqueda del éxito. Recientemente tuve la oportunidad de echar un vistazo entre bastidores a este deporte único y encontré muchas prácticas que se pueden aplicar en cualquier organización.

1. Involucrar a todos

Al día siguiente de la carrera, Ricciardo vuela a la fábrica para celebrar con sus compañeros. Durante la reunión del lunes por la mañana, la multitud apenas cabe en la sala, ya que casi 800 personas participaron en la creación del automóvil y en hacer posible la victoria de Ricciardo. El director de la carrera explica lo que sucedió durante la carrera y destaca las prioridades para la próxima carrera. Un ingeniero pregunta: «Tuvimos un problema con la unidad del motor generador durante la carrera, ¿Qué equipos deberían trabajar juntos para solucionarlo antes de nuestra próxima carrera en Canadá?»

Esta no es una típica ‘sesión informativa de gestión’ unidireccional en la que el CEO informa a sus altos directivos qué hacer. En esta sesión, todos están involucrados, se valora la opinión de todos y se responden todas las preguntas.

2. Claridad de propósito

Los equipos de Fórmula 1 tienen un objetivo muy claro: ganar carreras y campeonatos. Después de cada carrera, todos saben si están avanzando en la dirección correcta y todos saben cómo su trabajo diario contribuye al éxito general de la organización. Información como esta no se limita a la sala de juntas como en muchas organizaciones.

Como ingeniero, usted es consciente del panorama general y sabe lo que esto significa para sus prioridades del día a día. Dado que tiene la información y la experiencia, se le confía para tomar la mayoría de las decisiones a las que se enfrenta en un día normal. Una simple pregunta le sirve de guía: «¿Hará que el automóvil vaya más rápido?»

3. No hay tiempo que perder

Al igual que en la mayoría de las organizaciones, los equipos de Fórmula 1 tienen diferentes departamentos que deben trabajar juntos para crear el producto final. Para garantizar una colaboración eficaz entre funciones, los líderes de estos subequipos se reúnen dos veces al día para una reunión rápida para hablar sobre el progreso y las dependencias. La comunicación es preferiblemente cara a cara.

En lugar de perder el tiempo averiguando qué está pasando, qué es importante y quién puede tomar qué decisiones, los equipos de Fórmula 1 tienen una gran cantidad de claridad organizativa que permite la velocidad y la agilidad. Imagínese si en un equipo de Fórmula 1, alguien tuviera que enviar una presentación de PowerPoint de diez páginas para solicitar una decisión de un equipo de gestión superior, con tres semanas de anticipación. Nunca sucedería. Simplemente, no pueden permitirse perder el tiempo con la burocracia.

4. Innovación rápida impulsada por datos

No hay mucho tiempo entre carreras (generalmente dos semanas, pero a veces solo siete días). En ambos casos, las mejoras en el coche deben desarrollarse, probarse e implementarse a tiempo para la próxima carrera. Volvamos a lo que sucede en un lunes típico después de una carrera. Los ingenieros analizan los 400 GB de datos de la carrera y comienzan a diseñar piezas nuevas y mejoradas, algunas de las cuales se imprimen en 3D de la noche a la mañana. El martes se prueban en el túnel de viento y se seleccionan las mejores innovaciones para ser producidas en fibra de carbono el miércoles.

El jueves, las piezas finales se envían a la siguiente pista de carreras, donde se atornillarán al automóvil para la primera carrera de práctica el viernes por la mañana. Cada semana, los equipos realizan aproximadamente 1.000 cambios para mejorar el rendimiento del coche. Los coches son como un prototipo de conducción: nunca tienen la misma configuración. Todo está abierto a ajustes y modificaciones en función del rendimiento del coche (incluso durante la carrera). Además, estas innovaciones se basan en datos, no en la opinión de la persona mejor pagada.

Ilustración de Giorgio Piola en Formula1.com

Al final de la temporada, gracias a esta rápida iteración e innovación, los autos en promedio se vuelven dos segundos (!) Más rápidos por vuelta. Cuando alguien trae una innovación radical al circuito, otros equipos la ven y, a menudo, intentarán copiarla. En este entorno feroz, el equipo con el ciclo más corto de compilación, medición y aprendizaje se mantiene a la cabeza.

5. Aprende del fracaso

Es el día de la carrera en Bahréin y Kimi Räikkönen se mete en boxes. Aproximadamente 20 mecánicos trabajan simultáneamente para cambiar los cuatro neumáticos en poco más de dos segundos . En el momento en que se colocan los neumáticos nuevos, la luz de Kimi se pone verde y aprieta el acelerador para alejarse. Pero esta vez algo salió terriblemente mal . Su auto golpea a un mecánico y le rompe una pierna. Kimi detiene el auto y ve a su mecánico tirado en el suelo con un dolor agonizante. Durante la parada en boxes, aunque recibió la luz verde, su neumático trasero izquierdo no se había salido.

Foto de Sutton Images

La carrera de Kimi ha terminado. Obtiene cero puntos. Dado que solo hay 21 carreras en la temporada, se podría decir que el 5% de su temporada se arruinó debido a este incidente. ¿Se despide al mecánico responsable de este error? Absolutamente no. Imagínese si eso le sucediera a un empleado de su organización. ¿Qué pasaría si el error de una persona resultara en la pérdida del 5% de los ingresos de un año?

Los equipos de Fórmula 1 entienden que rara vez es el error de una persona. Y que es mejor aprender de todos los factores que sucedieron durante un incidente para evitar que vuelva a suceder. Se dan cuenta de que si no se permite que las personas cometan errores, las personas no se esforzarán al máximo ni se esforzarán al máximo. En un deporte en el que las décimas de segundo importan, los equipos exitosos necesitan que todos se esfuercen por mejorar y ser más rápidos en todo momento.

«Cuando se tiene una cultura de la culpa, las personas dedican del 60 al 90% del esfuerzo a cubrir lo que han hecho en lugar de hacer algo positivo y comprender el problema, hacer que el automóvil vaya más rápido o hacer que las operaciones sean más fáciles». – Rob Smedley (Williams F1) en Performance at the Limit.

6. ¿Cómo mejorar la propia organización?

En The Ready ayudamos a las organizaciones a ser más rápidas, efectivas y adaptables al cambio. Hemos estudiado los principios, creencias, prácticas y reglas de algunas de las organizaciones de más alto desempeño. Aquí hay siete cosas que puede hacer para convertirse un poco más en un equipo de Fórmula 1:

  1. Mejore continuamente su organización mediante la planificación del tiempo recurrente para
    trabajar con la organización en lugar de en defensa de la organización.
  2. Comparta el contexto y mejore el flujo de información a través de reuniones interactivas
    periódicas.
  3. Distribuir autoridad y autonomía a individuos y equipos. Brinde a su personal de primera línea
    la información que necesitan para tomar las decisiones correctas, todos los días.
  4. Mejore la colaboración entre silos mediante la creación de equipos multifuncionales eficaces o
    la construcción de puentes de comunicación sólidos entre ellos.
  5. Mantenga los procesos livianos y las reglas simples. Confíe en que su gente hará lo correcto y
    libérelos de reglas innecesarias diseñadas para evitar algunos casos extremos.
  6. Optimice el ciclo de vida de desarrollo de su producto acortando el tiempo de aprendizaje.
    Deje que los datos impulsen las decisiones.
  7. Cree una cultura sin culpas en la que se anime a las personas a experimentar. Adopte una
    perspectiva de pensamiento sistémico cuando aprenda del fracaso.

Fuentes:

Cómo hacer que su organización sea tan rápida y ágil como un equipo de Fórmula 1 (ichi.pro)

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