Siete lecciones de diseño organizacional que aumentan el desempeño

Es una cálida tarde de domingo en Mónaco y tú eres Sergio (Checo) Pérez. Acabas de ganar el legendario Gran Premio de Mónaco y estás escuchando el himno nacional en el podio. A mitad de la carrera, tu motor perdió una cantidad significativa de potencia, por lo que tuviste que luchar hasta el final para mantener tu posición. Tus rodillas todavía están temblando por la adrenalina y te sientes aliviado y feliz por haber ganado la carrera.

Lo celebras rociando y bebiendo champán. Incluso puedes convencer al príncipe Alberto y a su esposa Charlene de que beban contigo en el podio. Mientras tanto, no puedes dejar de pensar en dónde realizar la fiesta de celebración de tu triunfo. ¿Será un yate lo suficientemente grande? ¿O deberíamos alquilar el casino?

Sin embargo, hay algo más importante que completar antes de continuar con la celebración: reunirse con el equipo de ingenieros para analizar en detalle la carrera.
Entras en la sala donde casi 60 personas han tomado su lugar detrás de sus computadoras portátiles, listas para revisar todos los detalles. ¿Cómo estaban los neumáticos? ¿Cómo funcionó el motor? ¿Cómo fue la estrategia de la carrera? En la fábrica del Reino Unido, otros 45 ingenieros participan en la reunión de forma remota. Durante la carrera, monitorearon y procesaron datos de decenas de sensores en el automóvil, lo que les permitió tomar decisiones estratégicas en tiempo real.

El análisis posterior a la carrera lleva casi dos horas (más tiempo del que llevó la carrera). Es solo una de las muchas reuniones en un fin de semana de carrera típico que se enfoca en revisar, aprender y mejorar. Los equipos de Fórmula 1 saben que este enfoque en la mejora continua es la única forma de mantenerse al día con la feroz competencia.
En el transcurso de nueve meses, diez equipos y 20 pilotos compiten durante más de 20 carreras en todo el mundo. Aunque el foco de atención está a menudo en los pilotos superestrellas, es lo que sucede detrás de escena lo que permite a los equipos de Fórmula 1 maximizar la agilidad y la innovación en su búsqueda del éxito.
Este deporte único es ejemplo de muchas prácticas de alto desempeño que se pueden aplicar en cualquier organización.

1. Involucrar a todos

Al día siguiente de la carrera, Checo vuela a la fábrica para celebrar con sus compañeros. Durante la reunión del lunes por la mañana, la multitud apenas cabe en la sala, ya que casi 800 personas participaron en la creación del automóvil y en hacer posible la victoria de Checo. El director de la carrera explica lo que sucedió durante la competencia y destaca las prioridades para la próxima carrera. Un ingeniero pregunta: «Tuvimos un problema con la unidad del motor generador durante la carrera, ¿qué equipos deberían trabajar juntos para solucionarlo antes de nuestra próxima carrera en Baku, Azerbaijan?»

Esta no es una típica ‘sesión informativa de gestión’ unidireccional en la que el CEO informa a sus altos directivos qué hacer. En esta sesión, todos están involucrados, se valora la opinión de todos y se responden todas las preguntas.

2. Claridad de propósito

Los equipos de Fórmula 1 tienen un objetivo muy claro: ganar carreras, acumular puntos y con ello ganar campeonatos. Después de cada carrera, todos saben si están avanzando en la dirección correcta y todos saben cómo su trabajo diario contribuye al éxito general de la organización. Información como esta no se limita a la sala de juntas como en muchas organizaciones.
Como ingeniero, tu eres consciente del panorama general y sabes lo que esto significa para tus prioridades del día a día. Dado que tienes la información y la experiencia, se te da la confianza para tomar la mayoría de las decisiones a las que el te enfrentas en un día normal.
Una simple pregunta te sirve de guía: «¿Esto hará que el automóvil vaya más rápido?»

3. No hay tiempo que perder

Al igual que en la mayoría de las organizaciones, los equipos de Fórmula 1 tienen diferentes departamentos que deben trabajar juntos para crear el producto final. Para garantizar una colaboración eficaz entre funciones, los líderes de estos subequipos se reúnen dos veces al día en reuniones rápidas para hablar sobre el progreso y las dependencias. La comunicación es preferiblemente cara a cara.
En lugar de perder el tiempo averiguando qué está pasando, qué es importante y quién puede tomar qué decisiones, los equipos de Fórmula 1 tienen un gran nivel de claridad organizativa que permite la velocidad y la agilidad. Imagínate si en un equipo de Fórmula 1, alguien tuviera que enviar una presentación de PowerPoint de diez páginas para solicitar una decisión de un equipo de gestión superior, con tres semanas de anticipación. Nunca sucedería. Simplemente, no pueden permitirse perder el tiempo con la burocracia.

4. Innovación rápida impulsada por datos

No hay mucho tiempo entre carreras (generalmente dos semanas, pero a veces solo siete días). En ambos casos, las mejoras en el coche deben desarrollarse, probarse e implementarse a tiempo para la próxima carrera. Volvamos a lo que sucede en un lunes típico después de una carrera. Los ingenieros analizan los más de 400 GB de datos de la carrera y comienzan a diseñar piezas nuevas y mejoradas, algunas de las cuales se imprimen en 3D de la noche a la mañana. El martes se prueban en el túnel de viento y se seleccionan las mejores innovaciones para ser producidas en fibra de carbono el miércoles. El jueves, las piezas finales se envían a la siguiente pista de carreras, donde se ensamblarán al automóvil para la primera carrera de práctica el viernes por la mañana.
Cada semana, los equipos realizan aproximadamente 1,000 cambios para mejorar el rendimiento del coche. Los coches son como un prototipo de marcha: nunca tienen la misma configuración. Todo está abierto a ajustes y modificaciones en función del rendimiento del coche (incluso durante la carrera). Además, estas innovaciones se basan en datos, no en la opinión de la persona mejor pagada.

Al final de la temporada, gracias a esta rápida iteración e innovación, los autos en promedio se vuelven dos segundos más rápidos por vuelta. Cuando alguien trae una innovación radical al circuito, otros equipos la ven y, a menudo, intentarán copiarla. En este entorno feroz, el equipo con el ciclo más corto de ejecución, medición y aprendizaje se mantiene a la cabeza.

5. Aprende del fracaso

Es el día de la carrera en Bahréin y Kimi Räikkönen se mete a los pits. Aproximadamente 20 mecánicos trabajan simultáneamente para cambiar los cuatro neumáticos en poco más de dos segundos. En el momento en que se colocan los neumáticos nuevos, la luz de Kimi se pone verde y aprieta el acelerador para alejarse. Pero esta vez algo salió terriblemente mal. Su auto golpea a un mecánico y le rompe una pierna. Kimi detiene el auto y ve a su mecánico tirado en el suelo con un dolor agonizante. Durante la parada en los pits, aunque recibió la luz verde, su neumático trasero izquierdo no había salido.

La carrera de Kimi ha terminado. Obtiene cero puntos. Dado que solo había 21 carreras en esa temporada, se podría decir que el 5% de su temporada se arruinó debido a este incidente. ¿Se despide al mecánico responsable de este error? Absolutamente no. Imagínese si eso le sucediera a un empleado de su organización. ¿Qué pasaría si el error de una persona resultara en la pérdida del 5% de los ingresos de un año?

Los equipos de Fórmula 1 entienden que rara vez el fracaso es resultado del error de una sola persona y que es mejor aprender de todos los factores de causa-efect que dieron origen al incidente para evitar que vuelva a suceder. Se dan cuenta de que si no se permite que las personas cometan errores, las personas no darán su mejor talento ni se esforzarán al máximo. En un deporte en el que las décimas de segundo importan, los equipos exitosos necesitan que todos se esfuercen por mejorar y ser más rápidos en todo momento.

«Cuando se tiene una cultura de la culpa, las personas dedican del 60 al 90% del esfuerzo a cubrir lo que han hecho en lugar de hacer algo positivo y comprender el problema, hacer que el automóvil vaya más rápido o hacer que las operaciones sean más fáciles». – Rob Smedley (Williams F1) en Performance at the Limit.

6. Siete lecciones de la Fórmula 1 aplicables a las organizaciones

Las organizaciones más rápidas, efectivas y adaptables al cambio muestran un conjunto de principios, creencias, prácticas y reglas que sustentan su alto desempeño. Aquí hay siete prácticas que pueden ayudarte a lograr que tu organización funcione como un equipo de Fórmula 1:

1. MEJORA CONTINUA: Mejorar continuamente tu organización mediante la planificación del tiempo recurrente para
   trabajar con la organización en lugar de en defensa de la organización.
   
2. FLUJO DE INFORMACIÓN: Compartir el contexto y mejorar el flujo de información a través de reuniones interactivas
   periódicas.
   
3. AUTORIDAD DISTRIBUÍDA: Distribuir autoridad y autonomía a individuos y equipos. Brinde a su personal de primera línea
   la información que necesitan para tomar las decisiones correctas, todos los días.
   
4. COLABORACIÓN ABIERTA: Mejorar la colaboración entre silos mediante la creación de equipos multifuncionales eficaces o
   la construcción de puentes de comunicación sólidos entre ellos.
   
5. AGILIDAD Y SIMPLICIDAD: Mantener los procesos ágiles y las reglas simples. Confiar en que tu gente hará lo correcto y
   libéralos de reglas innecesarias diseñadas para evitar algunos casos extremos.
   
6. APRENDIZAJE RÁPIDO: Optimizar el ciclo de vida de desarrollo de tu producto acortando el tiempo de aprendizaje.
   Deja que los datos impulsen las decisiones.
   
7. EXPERIMENTACIÓN: Crear una cultura sin culpas en la que se anime a las personas a experimentar. Adopta una
   perspectiva de pensamiento sistémico cuando aprendas del fracaso.

Fuentes:

Cómo hacer que su organización sea tan rápida y ágil como un equipo de Fórmula 1 (ichi.pro)

7. Cómo implementar las prácticas de la Fórmula 1 en tu equipo

WAO ha creado el programa FASTER para ayudar a las organizaciones a ser más ágiles, rápidas, efectivas y responsivas al cambio.

FASTER está basado en los principios de agilidad de las organizaciones responsivas y los valores, mejores prácticas y reglas de algunas de las organizaciones de más alto desempeño, entre ellas, los equipos de la Fórmula 1.

FASTER es un acrónimo integrado por seis elementos que en conjunto integran las prácticas y modelos necesarios para que los Coaches de WAO sean efectivos en guiar a los equipos para generar resultados extraordinarios de manera eficiente, repetible y sustentable.

8. Beneficios del Programa FASTER

1. Mejora y acelera los resultados de los equipos de trabajo y con ello su capacidad para impulsar el crecimiento sustentable del negocio
2. Consolida una visión unificada del propósito, la estrategia y los objetivos con una imagen clara y compartida de lo que significa éxito para la organización, la unidad de negocio, el departamento o el equipo
3. Elabora un plan de ejecución de la estrategia ganadora basado en Objetivos y Resultados Clave (OKR’s) e Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s)
4. Implementa un ritmo de rendición de cuentas sobre el progreso en la ejecución de los OKR’s/KPI’s que permite monitorear el avance y realizar ajustes a tiempo
5. Desarrolla mentalidad crecimiento y hábitos de alto desempeño
6. Desarrolla habilidades de comunicación, liderazgo, trabajo en equipo y gestión de energía para crear una cultura de trabajo sostenible y replicable a otros niveles
7. Provee a los participantes herramientas para profundizar en su auto conocimiento, desarrollo de competencias y establecimiento de hábitos y rituales para impulsar y sustentar su eficiencia
8. Provee al equipo herramientas para fortalecer la retroalimentación periódica que sustenta la mejora continua y la mitigación de dinámicas disfuncionales
9. Genera «Paz Mental» al Director General y lo libera de la micro gestión táctica para que pueda enfocarse en estrategia, innovación, crecimiento, cultura organizacional, relaciones públicas y posicionamiento del negocio

Para más información del Programa FASTER visítanos en:

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